Adjoint.e à la direction

Lieu de travail : Ampli de Québec au 240 St-Joseph Est, local 200

Type de poste : Cadre intermédiaire à temps partiel à 21h/semaine

Date de début : Mai 2025

Rémunération : Selon les conditions prévues à la Politique des cadres

Sous la supervision de la direction générale de l’Ampli, la personne apporte un soutien administratif, elle assure les tâches de secrétariat reliées à la direction générale, au service à la clientèle et aux ressources internes. Elle est également responsable de la comptabilité, effectue diverses fonctions cléricales et logistique, prend en charge les mandats ponctuels délégués par la direction générale et assure l’intérim du directeur lorsque nécessaire.

• Assurer la réalisation du plan comptable et superviser l’ensemble des opérations comptable de la Corporation.

• Codifier les données selon le plan comptable de la Corporation.

• Préparer pour autorisation les demandes de paiements à effectuer et les réquisitions de chèques.

• Vérifier les autorisations.

• Rédiger et transmettre les rapports de taxes aux gouvernements.

• Gérer les comptes payables et recevables.

• Enregistrer et préparer les dépôts bancaires.

• Gérer les comptes de banque de la Corporation.

• Effectuer la conciliation bancaire.

• Classer les documents de nature comptable.

• Assurer le suivi administratif des divers projets.

• Rédiger la correspondance, les lettres, et les demandes de financement, ainsi que les documents soumis par la direction générale.

• Classer et archiver les documents, mémos, et rapports, tout en maintenant à jour les dossiers administratifs.

• Préparer et compiler les informations, rapports, et résumés de dossiers pour la direction générale, selon ses besoins.

• Superviser l'entrée, le traitement des données, et la mise à jour des indicateurs de gestion dans le système informatique, tout en assurant le support au personnel.

• Agir en tant que point de contact principal entre la Corporation et les fournisseurs informatiques.

• Assister la direction générale dans la préparation et le suivi des divers mandats.

• Organiser les réunions, envoyer les communications, préparer les dossiers et gérer la logistique.

• Participer aux réunions, rédiger les procès-verbaux et présenter les résultats financiers.

• Envoyer la documentation pertinente et les procès-verbaux validés aux membres du conseil d’administration.

• S’assurer de l'entretien des bureaux, maintient l'inventaire du matériel nécessaire, et le renouvelle selon les modalités prévues.

• Planifier l'organisation matérielle du milieu de travail, participe à l'organisation des événements de la Corporation, et assure la logistique des locaux en collaboration avec la direction générale.

• Gérer certains dossiers spécifiques et veille au bon fonctionnement de la Corporation en l’absence de la direction générale.

• Maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs, gère les achats et l’inventaire, analyse les soumissions et formule les recommandations afférentes à la direction générale.

• Réaliser toutes autres tâches connexes.

• DEC en technique administrative, technique comptable ou toutes autres formations pertinentes liées à la gestion comptable.

• Au moins deux (2) années à titre d’adjoint.e administratif.ve ou à la direction ou dans un emploi similaire.

• Expérience préalable en gestion d’employés ou d’équipe de travail.

• Capacité de développer des outils de travail efficaces et efficients.

• Facilité à travailler avec les outils informatiques tels que la suite Microsoft 365.

• Connaissance approfondie de la comptabilité et du logiciel comptable Acomba X ou autre logiciel comptable similaire (QuickBooks, SAGE, etc.).

• Fait preuve de rigueur et d’une éthique professionnelle impeccable.

• Capacité à gérer les priorités.

• Sens de la communication et axé solution.

• Sens de la planification et de l’organisation.

• Autonomie, débrouillardise, souci du détail et flexibilité.

• Connaissance du milieu artistique et musical.

• Connaissance des subventionnaires en musique et de leurs exigences.

• Maîtrise du français oral et écrit.

• Connaissance des procédures d’un conseil d’administration.

• Suivre les actualités culturelles, politiques et économiques

• Un environnement de travail stimulant au cœur de la scène musicale de Québec.

• L'opportunité de contribuer au développement des talents artistiques de la région.

• Des possibilités de formation continue et de développement professionnel.

• Une équipe passionnée et engagée dans la promotion de la culture locale.

Veuillez envoyer votre CV accompagné d'une lettre de motivation à l'adresse suivante : direction@amplidequebec.com avant le 4 avril 2025. Nous remercions tous les candidat·e·s de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

Une attention particulière sera considérée pour les personnes de la diversité.